ארכיון דיגיטלי – מדוע חשוב לייצר מערכת כזו?

אחד הכלים החשובים ביותר, הן עבור עסקים והן עבור לקוחות או משתמשים חיצוניים, הוא ארכיון. מדובר במערכת שאמורה לשמר מסמכים ישנים, מסוגים שונים, באופן שיהיה ניתן למצוא אותם ולהשתמש בהם לכל צורך שהוא.

ארכיון משמש את בית העסק לצרכים שונים, בין אם זה לצורכי מחקר ופיתוח ובין אם זה לצרכים אחרים חיוניים. כמו כן, אנחנו יודעים שארכיונים משמשים אנשים באופן כללי, למשל, ארכיון עיתון משמש קוראים, סופרים, עיתונאים, חוקרים ועוד. זה נכון גם לגבי ארכיון של אוניברסיטה או כל מוסד וארגון אחר.

על מנת להפוך את הארכיון לנגיש וזמין, הרי שאנחנו צריכים לדאוג שיש ברשותנו ארכיון דיגיטלי. מדובר באחת המהפכות החשובות ביותר בתחום של ארכיונים, אשר הופעת האינטרנט זירזה ובמובנים רבים אפשרה אותה. הרעיון של ארכיון דיגיטלי הוא, כל מסמך נמצא על המחשב ואפשר לראות אותו ישירות דרך המסך. זה נכון לגבי מסמכים טקסטואליים, תמונות או מסמכים אחרים.

מה היתרונות של ארכיון דיגיטלי?

ראשית, כל מי שרוצה יכול להגיע אליו. במידה והארכיון פתוח לכולם, אז אין צורך להגיע אליו פיזית בשביל ליהנות ממנו, אלא אפשר להיכנס אליו דרך האינטרנט. כך גם מי שחי בחו"ל, יכול להגיע אליו בצורה פשוטה ונוחה.

שנית, הוא מאפשר שימור טוב יותר של החומר. בעוד שארכיון רגיל עלול להתמודד עם בעיות שונות שיגרמו לנזק משמעותי לפריטים שנמצאים בו, הרי שבארכיון דיגיטלי, הכל נמצא על גבי שרתים ומחשבים, באופן בטוח ומאובטח.

שלישית, ניתן להוריד את החומרים שנמצאים בארכיון ולעשות בהם שימוש, בין אם זה כעת ובין אם זה בעתיד. קל יותר לעבוד בצורה כזו, בין אם אנחנו עובדים בעסק ובין אם אנחנו גורם חיצוני.

פנו אלינו עוד היום – חניבעל מערכות.