כל מה שחשוב לדעת כשעוברים למשרד חדש

מעבר למשרד חדש, בדומה למעבר דירה, הוא לא תהליך כל כך פשוט. המעבר כרוך בשינויים ואלמנטים שונים שחלקם עשויים להשפיע ברמה הפיננסית על הוצאות הארגון. אם החלטתם לעבור משרד זה ייתכן בשל התרחבות העסק והעובדים, בעקבות הצורך להתחדש, בגלל הרצון לעבוד במיקום מרכזי בעיר או מסיבות נוספות ומגוונות. כך או כך, ישנם דברים שאתם חייבים לדאוג להם במהלך המעבר למשרד החדש.

אורזים את המשרד הישן

אריזת המשרד הישן עשויה להיות תהליך הדרגתי, זה כנראה בגלל שהעובדים משתמשים במחשבים שלהם מידי יום, לכן אלה בדרך כלל נארזים אחרונים. ישנם משרדים בהם הריהוט שייך למתחם העבודה בו אתם עובדים, כך שלא תמיד תצטרכו לארוז את המחשבים, הכיסאות ויתר הריהוט במשרד. רצוי לחלק קרטונים לכלל העובדים, כך שכל עובד יארוז את חפציו באופן המסודר ביותר ויעביר אותם למשכן העבודה החדש של הארגון.

ומה לגבי הניירת? ובכן, את הניירת ניתן לארוז כבל בשלבים הראשוניים, מאחר וסביר להניח שיש ברשותכם קלסרים ומעקבי חשבונות מהשנים הקודמות, בהם אין צורך יומיומי. ארזו את החפצים השונים במשרד בצורה זו כך שקודם כל ייארזו החפצים שאינם בשימוש יומיומי ורק ברגע האחרון יש לארוז את הציוד החיוני בו העובדים משתמשים מידי יום.

העברת מערכות ותשתיות ארגוניות

אחד הדברים שיש לקחת בחשבון במהלך מעבר משרד הוא העברת התשתיות השונות, החל מתשתית האינטרנט, קווי הטלפון הפנים ארגוניים וכו'. למעשה, אם עדיין אין לכם פתרונות תקשורת חכמים, זו הזדמנות מצוינת להשתמש בשירותים הללו. למשל מרכזייה או מערכתCRM  בענן יהיו קלות יותר להעברה, זאת משום שניתן לגשת אליהן מכל מחשב ואפילו דרך הטלפון הנייד. כך שגם אם ישנם עיכובים במעבר המשרד, עדיין תוכלו לנהל את העסק באופן המיטבי מבלי שזה יפגע בלקוחות שלכם.

כדאי לברר מבעוד מועד אילו תשתיות קיימות במשרד החדש, ייתכן ולא תצטרכו להעביר את התשתיות שלכם משום שכבר קיימות תשתית כאלה במתחם העבודה אליו אתם עתידים לעבור. אגב, במידה ומדובר בחלל עבודה משותף, רצוי למגן את המשרד שלכם ולהזמין חברה שתעשה עבורכם קוד בדלת הכניסה למשרדים או לחלופין תוכלו לבקש שיחליפו עבורכם מנעול.

רכישת ריהוט חדש למשרד

לעיתים, מעברים מצריכים מאתנו לרכוש ציוד חדש למשרד ולעצב אותו בסגנון האידאלי לארגון. ייתכן ואנחנו מתכננים לקלוט עובדים חדשים ויש לרכוש עבורם כיסאות ושולחנות או לחלופין, הציוד במשרד הקודם היה שכור וכעת עליכם להצטייד בריהוט משלכם. אם אתם זקוקים לריהוט חדש במשרד שלכם, כדאי לערוך רשימה מסודרת של הציוד הנחוץ. לאחר שתכינו רשימה, הגדירו תקציב ריאלי ונסו לחפש רהיטים במחירים אטרקטיביים ומשתלמים.

מעבר משרד עשוי להימשך לא מעט זמן, לכן מומלץ להיערך לקראת המעבר מבעוד מועד ולתכנן אותו כך שיתקיים על הצד הטוב ביותר. בדקו אילו תשתיות קיימות במשרד החדש והאם אתם זקוקים לריהוט חדש, ייתכן ותוכלו לשכור ריהוט גם במשרד החדש שלכם. בהצלחה!