מערכת לניהול מלאי – מה אנחנו צריכים לבדוק כשאנחנו רוכשים מערכת כזו

כשאנחנו פותחים עסק אשר מספק מוצרים מסוימים בין אם זה ללקוחות פרטיים, בעלי מקצוע, ספקים וכדומה, ישנם כלים ואמצעים מסוימים שאנחנו חייבים לעבוד איתם על מנת שנוכל להתנהל בצורה נכונה. אנחנו לא יכולים לעבוד בלי שום כלי, בלי שום בסיס ומתודה. אנחנו חייבים להשתמש בכלים ואמצעים, שיקבעו סטנדרט, שיקבעו עבורנו פרמטרים, כלים שיאפשרו לנו לעבוד בצורה מאורגנת ומסודרת.

הדוגמא הטובה ביותר לכך זו מערכת לניהול מלאי.  מערכת שכזו אמורה לאפשר לנו לנהל את כל המלאי של העסק, זה שנמצא על המדפים וזה שנמצא במחסנים. המערכת אמורה לאפשר לנו לרשום כל פריט שנמצא אצלנו, עם כל המידע הרלוונטי לגביו, כך כשנרצה למצוא אותו, לא נצטרך לעבוד קשה, חיפוש פשוט ונוכל להגיע אליו. 

עכשיו השאלה היא, מה אותה מערכת אמורה להחזיק, כלומר מה אמור להיות בה, מה אנחנו צריכים לבדוק שהיא כוללת בשביל שנוכל לעבוד איתה בצורה נכונה.
מאפיינים חשובים של מערכת לניהול מלאי

ראשית, אנחנו צריכים לוודא שלמערכת יש מודולים שונים שאנחנו יכולים לבחור מתוכם. כלומר, כל מערכת בנויה מפרמטרים מסוימים, אנחנו יכולים לקבוע מה חשוב לנו ומה לנו ועל פיהם לבחור עם מה אנחנו רוצים לעבוד. אנחנו לא חייבים לעבוד עם כל מודול, אנחנו יכולים להשאיר חלק מהם, ולוותר על השאר.
שנית, אנחנו צריכים לוודא שהמערכת עובדת על כמה מחשבים במקביל, במילים אחרות שהיא עובדת על ענן. כך אנחנו נוכל לעבוד על המערכת גם מהבית ומכל מקום שאנחנו נמצאים.

שלישית, חשוב לוודא שהמערכת כוללת את כל המאפיינים שחשובים לנו בצורה נכונה וברורה, בין אם זה אפשרות לכתוב מידע מלא על כל פריט ופריט, אפשרות לבצע השוואות, אפשרות לחלק לקטגוריות ועוד.

ארבע, חשוב שהמערכת תוכל להפיק לנו דוחות בצורות ברורה ונוחה, כך אנחנו נוכל לעבוד עליהם ולראות מה המצב שלנו בכל רגע נתון וכן בהשוואה לתקופות עבר.
חמש, חשוב להקפיד על כך שהמערכת תהיה ברורה, נוחה ונגישה לכל מי שאמור לעבוד עליה.
שש, לא לשכוח לבדוק שיש למערכת אפשרויות גיבוי.